Nutzungsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Bedingungen gelten für alle Verträge zwischen TOMORIS GmbH, Saturnstraße 1, 4614 Marchtrenk, Österreich (Firmenbuch FN 547810d, Landesgericht Wels; UID-Nummer ATU76333317) (im Folgenden „TOMORIS“), und ihren Kunden über die Nutzung von TOMORIS Managed GAL (im Folgenden „Dienst“).
2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 Konsumentenschutzgesetz und des § 1 Unternehmensgesetzbuch sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.
3. Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn TOMORIS ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
4. Die Nutzung des Dienstes für Microsoft-365-Mandanten Dritter, sein Weiterverkauf und ein Angebot unter fremder Marke bedürfen einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung mit TOMORIS.

§ 2 Leistung

1. Der Dienst liest die Personen aus dem Microsoft-365-Verzeichnis (Microsoft Entra ID) des Kunden und stellt sie als Kontakte in einem eigenen Kontaktordner der lizenzierten Postfächer des Kunden bereit. Die Synchronisation läuft täglich zur eingestellten Uhrzeit sowie auf Anforderung im Kundenportal, solange TOMORIS sie nicht nach § 9 Abs. 3 angehalten hat.
2. TOMORIS betreibt den Dienst auf eigenen Servern (Standort: Österreich); das Kundenportal ist über den vorgeschalteten Netzwerkdienst Cloudflare erreichbar. Beim Kunden wird nichts installiert; er verwaltet den Dienst über das Kundenportal (Einrichtung, Synchronisation, Mitglieder, Rechnungsdaten, Verträge).
3. Der Dienst ändert ausschließlich Kontakte, die er selbst angelegt und gekennzeichnet hat, in dem von ihm verwalteten Ordner. Andere Kontakte, Ordner und Inhalte der Postfächer werden nicht verändert; ein gleichnamiger Ordner mit fremden Kontakten wird nicht übernommen.
4. Die Anzeige der Kontakte auf Endgeräten erfolgt über die Synchronisation von Microsoft und der Gerätehersteller und liegt außerhalb des Einflusses von TOMORIS.

§ 3 Registrierung und Vertragsschluss

1. Die Registrierung erfolgt im Kundenportal durch eine Person mit der Rolle Globaler Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen im Mandanten des Kunden. Sie erteilt die Zustimmung für den Mandanten, wählt Modell, Laufzeit und Anzahl der Postfächer, gibt die Rechnungsdaten an und akzeptiert diese Bedingungen und den AVV.
2. Mit dem Absenden gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt mit der Freigabe der Bestellung durch TOMORIS zustande. TOMORIS kann eine Bestellung ohne Angabe von Gründen ablehnen. Ein kostenloser Test (§ 6 Abs. 2) kommt dagegen mit dem Absenden zustande.
3. Die registrierende Person versichert, zum Vertragsabschluss im Namen des Kunden berechtigt zu sein. Fassung, Zeitpunkt und Person der Annahme dieser Bedingungen werden mit der Bestellung gespeichert.

§ 4 Abo und Kauf

1. Abo: Das Abo läuft für die gebuchte Laufzeit und verlängert sich danach automatisch um dieselbe Laufzeit zu den Bedingungen nach Abs. 3, wenn es nicht innerhalb der Kündigungsfrist gekündigt wird. Die Kündigungsfrist ist je Laufzeit im Katalog angegeben, wird mit der Bestellung festgehalten und gilt unverändert für jede Verlängerung. Der Kunde kündigt im Kundenportal vor Beginn der Kündigungsfrist, also früher als die angegebene Zahl von Tagen vor dem Ende der Laufzeit; die Kündigung wirkt zum Ende der Laufzeit und kann bis dahin zurückgenommen werden.
2. Kauf: Der Kauf läuft für die gebuchte, feste Laufzeit und endet danach, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Er verlängert sich nicht automatisch; verlängert wird durch eine neue Bestellung oder eine Lizenzdatei von TOMORIS.
3. Laufzeit, Preis, Währung und Kündigungsfrist werden mit der Bestellung festgehalten, bei einem Staffelpreis zusammen mit der Berechnung des Preises (§ 5 Abs. 1 bis 3). Ein Abo verlängert sich zu diesen Bedingungen: mit derselben Zahl von Monaten, derselben Kündigungsfrist und in derselben Währung, bei einem Pauschalpreis zum selben Preis. Bei einem Staffelpreis gelten die Staffel, die Rabattgruppe und die Jahreszahlung der Bestellung weiter; neu bestimmt wird zu Beginn jeder weiteren Laufzeit nur die Preisstufe nach § 5 Abs. 2, sodass sich der Preis der neuen Laufzeit mit der Zahl der Postfächer ändern kann. Spätere Änderungen des Katalogs und der Rabattgruppe gelten nur für neue Bestellungen und für die Verlängerung eines Kaufs.

§ 5 Preise und Zahlung

1. Es gelten die bei der Bestellung im Kundenportal ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Ein Pauschalpreis gilt je Laufzeit, unabhängig von der Zahl der Postfächer. Ein Staffelpreis ist ein Monatspreis, der sich nach der Preisstufe richtet; der Preis einer Laufzeit ist dieser Monatspreis mal der Zahl der berechneten Monate. Berechnet wird jeder Monat der Laufzeit, bei einer Laufzeit mit Jahreszahlung je zwölf Monate zehn.
2. Bei einem Staffelpreis bestimmt eine Zahl von Postfächern die Preisstufe: bei einer neuen Bestellung die bestellte Anzahl; bei der Verlängerung eines Kaufs und zu Beginn jeder weiteren Laufzeit eines Abos die höchste Zahl der Zielpostfächer, die ein vollständiger Lauf der Synchronisation in der bisherigen Laufzeit ermittelt hat, auch wenn sie unter der bestellten Anzahl liegt; fehlt ein solcher Wert, die zuletzt bestellte Anzahl. Zielpostfächer sind alle Postfächer, in die der Dienst nach den Einstellungen des Kunden schreiben soll, auch solche, die ein Lauf nicht erreicht, etwa weil ein Benutzer kein Exchange-Postfach hat oder der Zugriff verweigert wird. Vollständig ist ein regulärer Lauf über alle Postfächer, der weder abgebrochen wurde noch fehlgeschlagen ist; Test- und Probeläufe zählen nicht. Die Preisstufe gilt für die ganze Laufzeit. Das Kundenportal zeigt bei jedem Vertrag mit Staffelpreis die Berechnung seines Preises.
3. Rabatte gewährt TOMORIS nur nach gesonderter Vereinbarung, indem TOMORIS den Kunden einer Rabattgruppe zuordnet. Der Rabatt gilt für den Monatspreis eines Staffelpreises, nicht für einen Pauschalpreis, und für Bestellungen, die nach der Zuordnung abgegeben werden. Ein Kunde gehört höchstens einer Rabattgruppe an; Rabatte werden nicht zusammengerechnet. Die Berechnung bei Jahreszahlung nach Abs. 1 gilt zusätzlich.
4. Die Zahlung erfolgt ausschließlich per Rechnung an die hinterlegten Rechnungsdaten. Eine Online-Zahlung gibt es nicht. TOMORIS stellt den Preis jeder Laufzeit zu ihrem Beginn für die ganze Laufzeit im Voraus in Rechnung, für die erste Laufzeit ebenso wie für jede weitere Laufzeit eines Abos und für die Verlängerung eines Kaufs. Die erste Laufzeit beginnt am Tag der Aktivierung (§ 6), jede weitere Laufzeit eines Abos mit dem Ende der bisherigen. Die Laufzeit der Verlängerung eines Kaufs beginnt mit dem Ende der bisherigen Laufzeit oder, wenn diese bei der Verlängerung schon abgelaufen ist, am Tag der Verlängerung (Freigabe der Bestellung oder Einspielen der Lizenzdatei). Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig.
5. Bei einem Zahlungsverzug kann TOMORIS den Dienst nach vorheriger Ankündigung sperren. Es gelten die gesetzlichen Verzugszinsen gemäß § 456 UGB.

§ 6 Aktivierung

Der Dienst wird durch TOMORIS im Administrationsportal aktiviert oder, bei einem Kauf, durch eine von TOMORIS signierte Lizenzdatei, die der Kunde im Kundenportal einspielt; ein kostenloser Test wird sofort aktiviert (Abs. 2). Die Laufzeit beginnt mit der Aktivierung. Danach richtet der Kunde den Kontaktordner selbst ein und schaltet die Synchronisation ein.

Soweit TOMORIS im Kundenportal einen kostenlosen Test anbietet, kann der Kunde den Dienst für die dort genannte Zahl von Tagen kostenlos nutzen. Der Test wird ohne Prüfung durch TOMORIS sofort aktiviert und ist je Microsoft-365-Mandant einmal möglich; dafür speichert TOMORIS einen nicht umkehrbaren Prüfwert der Mandanten-ID, der die Löschung der Kundendaten überdauert. Sieben Tage und einen Tag vor dem Ende erinnert TOMORIS die Kundenadministratoren per E-Mail. Der Test endet mit Ablauf des letzten Testtages ohne Nachfrist und ohne Kündigung; danach gilt § 9 Abs. 2. Bestellt der Kunde vor dem Ende ein Abo, läuft der Test bis zur Entscheidung über die Bestellung weiter und geht mit ihrer Freigabe ohne Unterbrechung in das Abo über. Während des Tests bestellt der Kunde im Kundenportal nur ein Abo; einen Kauf vereinbart er mit TOMORIS. TOMORIS kann einen Test einmal um bis zu 30 Tage verlängern.

§ 7 Pflichten des Kunden

1. Der Kunde verfügt über einen Microsoft-365-Mandanten mit Exchange Online und hält die erteilte Zustimmung aufrecht. Entzieht er sie, läuft der Vertrag weiter, die Synchronisation aber nicht. Nach dem Ende seines letzten Vertrags nutzt TOMORIS die Zustimmung noch, um die vom Dienst angelegten Kontakte zu entfernen und zu prüfen, dass keine mehr übrig sind (§ 9 Abs. 2); der Kunde entzieht sie erst danach.
2. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Daten in seinem Verzeichnis verantwortlich, insbesondere dafür, dass die Kontaktdaten seiner Mitarbeitenden den anderen Mitarbeitenden bereitgestellt werden dürfen und die Betroffenen informiert sind.
3. Der Kunde prüft die Einstellungen vor dem Einschalten, etwa mit dem Testlauf mit dem eigenen Postfach, schützt die Konten seiner Administratoren angemessen und pflegt die Mitglieder des Kundenkontos.
4. Bei einem Pauschalpreis soll die Anzahl der Postfächer im Vertrag der Anzahl der synchronisierten Postfächer entsprechen; das Kundenportal zeigt beide. Bei einem Staffelpreis ändert eine abweichende Zahl von Zielpostfächern den Preis der laufenden Laufzeit nicht; sie bestimmt die Preisstufe der nächsten Laufzeit (§ 5 Abs. 2).
5. Mitteilungen zum Vertrag und zum Betrieb des Dienstes sendet TOMORIS per E-Mail an die Kundenadministratoren und, je nach Mitteilung, auch an die Rechnungs-E-Mail-Adresse des Kunden. Der Kunde sorgt dafür, dass diese Adressen erreichbar sind, und hält die Mitglieder seines Kundenkontos und seine Rechnungsdaten im Kundenportal aktuell.

§ 8 Verfügbarkeit

TOMORIS bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Kundenportals und der täglichen Synchronisation. Ausgenommen sind Wartungen und Störungen außerhalb des Einflusses von TOMORIS, insbesondere von Microsoft 365, Cloudflare oder des Internets. Ein ausgefallener Lauf wird beim nächsten Durchgang nachgeholt.

Ist die Meldung von Störungen eingeschaltet, meldet der Dienst TOMORIS jede Störung der Synchronisation, etwa einen Sicherheitsabbruch, eine fehlende Zustimmung oder einen Lauf, der kein Postfach erreicht, einmal per E-Mail; weitere Läufe mit derselben Störung lösen keine weitere E-Mail aus, und die Störung endet mit dem nächsten Lauf, der die Postfächer wieder erreicht. Ist zusätzlich die Meldung an Kunden eingeschaltet, informiert der Dienst auch die Kundenadministratoren einmal je Störung, wenn der Kunde sie selbst beheben kann (fehlende Zustimmung, verweigerter Zugriff auf die Postfächer), und zur Information bei einem Sicherheitsabbruch. Eine Reaktions- oder Behebungszeit sagt TOMORIS mit diesen Meldungen nicht zu.

§ 9 Ablauf, Sperre, Pause und Beendigung

1. Vor dem Ende eines Kaufs oder eines gekündigten Abos informiert TOMORIS die Kundenadministratoren. Nach dem Ende eines Kaufs läuft der Dienst während einer Nachfrist weiter; danach wird er gesperrt, bis er verlängert wird. Ein Kauf, der nach der Nachfrist nicht verlängert wird, endet 30 Tage nach dem Ende der Nachfrist, frühestens aber sieben Tage nachdem TOMORIS die Kundenadministratoren per E-Mail auf dieses Ende hingewiesen hat; solange eine Bestellung zu seiner Verlängerung auf Freigabe wartet oder eine Lizenzdatei zu seiner Verlängerung eingelöst werden kann, endet er nicht. Ein gekündigtes Abo endet zum Ende der Laufzeit. Die Fristen legt TOMORIS fest und nennt sie im Kundenportal.
2. „Kontakte entfernen“ im Kundenportal löscht die vom Dienst angelegten Kontakte aus allen Postfächern und schaltet die Synchronisation aus. Nach dem Ende des letzten Vertrags entfernt TOMORIS die Kontakte auf Weisung des Kunden oder nach einer Ankündigung per E-Mail an die Kundenadministratoren und die Rechnungs-E-Mail-Adresse, frühestens sieben Tage nach deren Versand; eine neue Bestellung vor diesem Tag hält die Kontakte, außer nach einer Beendigung des Kundenkontos (Abs. 4). Entfernt werden nur die vom Dienst gekennzeichneten Kontakte, der Ordner nur, wenn er danach leer ist; danach prüft der Dienst, dass keine gekennzeichneten Kontakte übrig sind, und TOMORIS bestätigt die Entfernung per E-Mail. Soweit das Kundenportal es anbietet, kann der Kunde „Kontakte entfernen“ auch nach dem Vertragsende selbst auslösen. Die Daten des Kunden löscht TOMORIS gemäß dem AVV. Der Kunde entfernt die Unternehmensanwendung in Microsoft Entra ID, nachdem die Entfernung bestätigt ist.
3. TOMORIS kann die Synchronisation eines Kunden aus sachlichem Grund anhalten, insbesondere zum Schutz der Daten oder Postfächer des Kunden, bei einer Störung oder auf Wunsch des Kunden. Der Kunde sieht im Kundenportal, seit wann und warum die Synchronisation angehalten ist. Während der Pause läuft keine Synchronisation, weder die tägliche noch eine angeforderte; ein Lauf, der beim Anhalten bereits läuft, wird noch beendet. „Kontakte entfernen“, die Prüfung der Zustimmung und der Zugang zum Kundenportal bleiben möglich. Der Vertrag und seine Laufzeit laufen weiter. Die Pause endet, wenn TOMORIS sie aufhebt.
4. Das Recht jeder Partei zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Beendet TOMORIS einen Vertrag selbst, etwa nach einer solchen Kündigung oder auf Wunsch des Kunden, informiert TOMORIS die Kundenadministratoren und die Rechnungs-E-Mail-Adresse per E-Mail; den internen Grund nennt die E-Mail nicht. TOMORIS kann auf diese Weise auch alle Verträge eines Kunden gemeinsam beenden (Beendigung des Kundenkontos); der Kunde erhält dann eine E-Mail für alle Verträge. Danach nimmt TOMORIS keine Bestellung des Kunden mehr an, und die Synchronisation läuft nicht mehr; der Kunde behält den Zugang zum Kundenportal und sieht dort, dass sein Kundenkonto beendet ist. Für die vom Dienst angelegten Kontakte gilt Abs. 2. Die Beendigung des Kundenkontos ist endgültig und löscht keine Daten; die Löschung richtet sich nach dem AVV.

§ 10 Datenschutz

Soweit TOMORIS personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieses Vertrags ist. Im Übrigen informiert die Datenschutzerklärung.

§ 11 Gewährleistung und Haftung

1. TOMORIS gewährleistet, dass der Dienst im Wesentlichen dieser Beschreibung entspricht. Mängel meldet der Kunde unverzüglich per E-Mail an [email protected]; TOMORIS behebt sie in angemessener Frist.
2. TOMORIS haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Personenschäden. Bei leichter Fahrlässigkeit ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig; die Haftung für entgangenen Gewinn und Folgeschäden ist ausgeschlossen, und die Gesamthaftung ist je Vertragsjahr auf das Entgelt der letzten zwölf Monate begrenzt.
3. Die Kontakte im verwalteten Ordner werden aus dem Verzeichnis des Kunden jederzeit neu erzeugt und sind keine eigenständig zu sichernden Daten. Zwingende gesetzliche Haftung, insbesondere nach Art. 82 DSGVO, bleibt unberührt.

§ 12 Änderungen und Schlussbestimmungen

1. Änderungen dieser Bedingungen und des AVV teilt TOMORIS den Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail an die Kundenadministratoren und die Rechnungs-E-Mail-Adresse mit. Die Mitteilung nennt die neue Fassung, den Tag, ab dem sie gilt, die bis dahin geltende Fassung und was sich ändert. Ab diesem Tag gilt die neue Fassung für den Kunden; eine Mitteilung, die später als sechs Wochen vor diesem Tag versandt wird, wird nicht wirksam. Welche Fassung für den Kunden gilt und welche Änderungen angekündigt sind, zeigt das Kundenportal. Jede Fassung trägt eine Versionsangabe, und jede Bestellung hält die Fassung fest, unter der sie abgegeben wurde.
2. Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist das sachlich zuständige Gericht am Sitz von TOMORIS (Marchtrenk).
3. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.