Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

TOMORIS GmbH
Saturnstraße 1
4614 Marchtrenk
Österreich

E-Mail: [email protected], Telefon: +43 7243 53091. Weitere Angaben im Impressum.

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an [email protected].

Datenschutzbeauftragter: Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

2. Unsere Rollen

• Als Verantwortlicher verarbeiten wir die Daten der Besucherinnen und Besucher der öffentlichen Seiten, auch wenn sie keine Kunden sind, und die Daten des Kundenportals: Aufruf der Seiten, Anmeldung, Kundenkonto, Bestellungen und Verträge, Abrechnung per Rechnung, Benachrichtigungen und das Änderungsprotokoll (Abschnitte 3 bis 6 und 8).
• Als Auftragsverarbeiter unserer Kunden nach Art. 28 DSGVO verarbeiten wir die Verzeichnisdaten für die Synchronisation in die Postfächer (Abschnitt 7). Verantwortlicher ist das jeweilige Kundenunternehmen; die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Sind Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Kundenunternehmens und haben Fragen zur Übertragung Ihrer Kontaktdaten, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Arbeitgeber.

3. Hosting und Protokolle

TOMORIS Managed GAL wird von TOMORIS auf eigenen Servern betrieben. Anwendung und Datenbank liegen auf diesen Servern. Standort der Server: Österreich.

Die öffentlichen Seiten und das Kundenportal sind über Cloudflare erreichbar: Cloudflare nimmt die Verbindungen als vorgeschalteter Netzwerk- und Sicherheitsdienst entgegen und leitet sie an unsere Server weiter. Dabei verarbeitet Cloudflare die technisch notwendigen Verbindungsdaten und die übertragenen Inhalte, soweit dies für die Weiterleitung und den Schutz der Verbindung erforderlich ist.

Beim Aufruf verarbeiten unsere Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, Browserangaben), um die Seiten auszuliefern und den Betrieb abzusichern. Wir zeichnen keine vollständigen Webserver-Protokolle mit Adressen auf. Zu jedem Aufruf, auch einer öffentlichen Seite ohne Anmeldung, schreibt die Anwendung einen Eintrag mit Zeitpunkt, Methode, dem Muster der aufgerufenen Seite (ohne Kennungen aus der Adresse), Statuscode und Dauer in ihr Anwendungsprotokoll; IP-Adresse und Browserangaben enthält dieser Eintrag nicht. Die Anwendung protokolliert außerdem Fehler und Abläufe ohne Kontaktinhalte; Meldungen der Synchronisation nennen die Kennungen der betroffenen Mandanten und Postfächer und, wenn ein eingetragenes Postfach nicht gefunden wird, dessen Adresse. Das Anwendungsprotokoll wird je Tag in eine Datei geschrieben, die letzten 30 Dateien werden aufbewahrt. Dieselben Einträge schreibt der Windows-Dienst zusätzlich in seine Ausgabeprotokolle; diese werden nur nach Größe ersetzt (je Ausgabe die aktuelle und bis zu zehn ältere Dateien zu 10 MB) und haben heute keine feste Frist.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

Wir verwenden keine Analyse- oder Marketing-Tracker, und die Anwendung selbst lädt keine Schriftarten oder Skripte von Drittanbietern. Cloudflare fügt jedoch derzeit in alle Seiten, auch in die öffentlichen Seiten und die Seiten des Kundenportals, ein Skript seiner Erkennung automatisierter Zugriffe („JavaScript-Erkennung“) ein, das ein weiteres Skript von Cloudflare über den Pfad /cdn-cgi/challenge-platform/ nachladen soll.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wer die öffentlichen Seiten ohne Anmeldung besucht, erhält von uns keine Cookies. Ab der Registrierung, bei der Anmeldung und im Kundenportal sowie nach der Anmeldung auch auf den öffentlichen Seiten setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies:

Cloudflare kann zum Schutz der öffentlichen Seiten und des Kundenportals eigene, technisch notwendige Cookies setzen, etwa __cf_bm (Erkennung automatisierter Zugriffe, 30 Minuten) oder cf_clearance (nach einer bestandenen Sicherheitsprüfung, Dauer nach der Einstellung bei Cloudflare). Ob und welche gesetzt werden, hängt von den Sicherheitseinstellungen bei Cloudflare ab.

Ihre Wahl des Farbschemas (hell, dunkel, System) speichert der Browser lokal unter tomoris-theme; sie wird nicht übertragen. Rechtsgrundlage ist § 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

5. Anmeldung mit Microsoft

Die Anmeldung erfolgt über Ihr Microsoft-365-Konto (Microsoft Entra ID). Wir erhalten von Microsoft Ihren Namen, Ihren Anmeldenamen bzw. Ihre E-Mail-Adresse, die Objekt-ID Ihres Kontos, die Mandanten-ID Ihrer Organisation und bei der Registrierung Ihre Administratorrollen. Ihr Passwort erhalten wir nie. Zugang erhält nur, wer Mitglied eines Kundenkontos ist; jede Anmeldung und jede Ablehnung wird protokolliert. Diese Einträge bewahren wir zwölf Monate auf, sobald die automatische Löschung eingeschaltet ist (Abschnitt 11).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit und Sicherheit).

6. Kundenkonto, Bestellung und Vertrag

Wir verarbeiten Firmenname, Rechnungsanschrift, Rechnungs-E-Mail-Adresse und UID-Nummer, die verknüpften Mandanten-IDs, Namen, Anmeldenamen und Objekt-IDs der Mitglieder mit ihrer Rolle, Einladungen (nur als Prüfwert, nie als Link), Bestellungen und Verträge mit Laufzeit, Menge und Preis, bei einem Staffelpreis mit seiner Berechnung (Zahl der Postfächer, gemessene höchste Zahl der Zielpostfächer, Preisstufe, Rabattgruppe, Jahreszahlung), die Rabattgruppe des Kundenkontos, die Zustimmung für den Mandanten (Zeitpunkt, Person) sowie die Annahme von AGB und AVV (Fassung, Zeitpunkt, Person) und die Mitteilungen neuer Fassungen von AGB und AVV (Fassung, Tag des Inkrafttretens, Zeitpunkt des Versands, Beschreibung der Änderung), eine Pause der Synchronisation durch TOMORIS (seit wann, handelnde Person und Grund, den der Kunde im Kundenportal sieht), die Beendigung des Kundenkontos durch TOMORIS (Zeitpunkt, handelnde Person und interner Grund, den der Kunde nicht sieht) und die Störungen der Synchronisation (Art, Beginn und Ende, Zahl der betroffenen Läufe, ob die Kundenadministratoren informiert wurden). Bei einem kostenlosen Test speichern wir zusätzlich einen nicht umkehrbaren Prüfwert der Mandanten-ID (HMAC-SHA256 mit einem geheimen Schlüssel des Dienstes), damit ein Mandant nur einmal testet; er enthält weder den Firmennamen noch eine Person. Die Abrechnung erfolgt ausschließlich per Rechnung; eine Online-Zahlung gibt es nicht. Änderungen von Kunden, TOMORIS und dem System hält ein Änderungsprotokoll fest.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), lit. c DSGVO (steuer- und unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten) und lit. f DSGVO (Nachweis und Sicherheit).

7. Synchronisation der Verzeichnisdaten (Auftragsverarbeitung)

Im Auftrag des Kunden liest TOMORIS Managed GAL über Microsoft Graph aus dessen Verzeichnis Namen, Anzeigename, E-Mail-Adresse und Anmeldename, Telefonnummern (geschäftlich und mobil), Position, Abteilung, Firma und Standort sowie zur Auswahl Kontostatus, Benutzertyp und Lizenzzuweisung, und schreibt die Personen als Kontakte in einen eigenen Kontaktordner der Postfächer des Kunden.

Die Kontaktdaten werden bei jedem Lauf frisch aus dem Verzeichnis gelesen. Wir speichern keine Kontaktinhalte des Adressbuchs. Gespeichert werden je Postfach nur die Objekt-ID und der Anmeldename, die Kennung des Kontaktordners, ein Prüfwert (Hash) des Soll-Zustands und die Anzahl der Kontakte, sowie ein Protokoll der Läufe mit dem Ergebnis je Postfach. Die Läufe werden nach 90 Tagen gelöscht. Ausschlussmuster, die der Kunde selbst einträgt, speichern wir mit seinen Einstellungen. Nach dem Ende des letzten Vertrags liest der Dienst die Postfächer noch, um die Kontakte zu entfernen und zu prüfen, dass keine übrig sind; dafür speichern wir die Ordner und die Objekt-IDs der bedienten Postfächer bis zur Löschung der Daten des Kundenkontos (Abschnitt 11).

Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist das Kundenunternehmen; wir verarbeiten die Daten nur nach dessen Weisung gemäß dem AVV.

8. Benachrichtigungen per E-Mail

An die Kundenadministratoren senden wir dienstbezogene Nachrichten (Freigabe einer Bestellung, Ablauf, Sperre). Eine neue Fassung von AGB und AVV teilen wir den Kundenadministratoren mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail mit; diese Mitteilung geht auch an die Rechnungs-E-Mail-Adresse des Kunden. Beendet TOMORIS einen Vertrag oder das Kundenkonto (AGB § 9 Abs. 4), informieren wir die Kundenadministratoren und die Rechnungs-E-Mail-Adresse per E-Mail; den internen Grund nennt diese Nachricht nicht. Ist die Meldung von Störungen eingeschaltet (AGB § 8), melden wir jede Störung der Synchronisation einmal an eine Betriebsadresse von TOMORIS und, wenn auch die Meldung an Kunden eingeschaltet ist, eine Störung, die der Kunde selbst beheben kann, und einen Sicherheitsabbruch auch den Kundenadministratoren; diese Nachrichten nennen Kundenname, Art der Störung, Zeitpunkt, Ergebnis und Meldung des Laufs, aber keine Kontaktdaten. TOMORIS selbst erhält Nachrichten zu Bestellungen aus dem Kundenportal, zur Verlängerung eines Abos und zu Ablauf und Sperre eines Vertrags; die Nachrichten zu Bestellungen und Verlängerungen enthalten für die Rechnung Firmenname, Rechnungsanschrift, UID-Nummer (soweit angegeben) und Rechnungs-E-Mail-Adresse. Der Versand erfolgt über Microsoft 365 (Microsoft Graph) aus dem Mandanten von TOMORIS. Jede dieser Nachrichten, auch eine noch nicht versendete oder nicht zustellbare, speichern wir mit Empfängern, Betreff und Inhalt in der Datenbank des Dienstes (Speicherdauer: Abschnitt 11). Während eines kostenlosen Tests erinnern wir die Kundenadministratoren sieben Tage und einen Tag vor seinem Ende und informieren sie über sein Ende; TOMORIS erhält Nachrichten zu Beginn und Ende eines Tests. Vor dem endgültigen Ende eines gesperrten Kaufs weisen wir die Kundenadministratoren darauf hin (AGB § 9 Abs. 1); TOMORIS erhält diesen Hinweis ebenfalls. Nach dem Ende des letzten Vertrags kündigen wir den Kundenadministratoren und der Rechnungs-E-Mail-Adresse die Entfernung der Kontakte an und bestätigen sie danach (AGB § 9 Abs. 2); ebenso kündigen wir die Löschung der Daten des Kundenkontos an und bestätigen sie an die Rechnungs-E-Mail-Adresse (Abschnitt 11). Scheitert eine Entfernung, die Ankündigung einer Löschung oder die Löschung selbst, erhält die Betriebsadresse von TOMORIS eine Nachricht mit dem Kundennamen. Werbung versenden wir nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Speicherung auch lit. f DSGVO (Nachweis der Mitteilungen).

9. Empfänger

Darüber hinaus übermitteln wir Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, sowie an Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung im Rahmen gesetzlicher Pflichten.

10. Übermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten die Daten auf unseren eigenen Servern (Abschnitt 3). Microsoft ist ein Unternehmen mit Konzernsitz in den USA; ein Zugriff aus den USA, etwa im Rahmen von Support oder Sicherheitsmaßnahmen, ist nicht vollständig ausgeschlossen. Microsoft stützt solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf das EU-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Cloudflare ist ein Unternehmen mit Konzernsitz in den USA; Verbindungen zu den öffentlichen Seiten und zum Kundenportal können über Rechenzentren von Cloudflare außerhalb der EU geleitet werden. Cloudflare stützt solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf das EU-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Mit Cloudflare haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission geschlossen.

11. Speicherdauer und Löschung

Die Fristen für das Änderungsprotokoll und die Benachrichtigungen per E-Mail setzt eine automatische Löschung um, die einmal täglich läuft und die TOMORIS im Dienst einschaltet. Solange sie nicht eingeschaltet ist, bleiben diese Einträge über die Fristen hinaus gespeichert.

• Kontakte in den Postfächern: „Kontakte entfernen“ im Kundenportal löscht die synchronisierten Kontakte aus allen Postfächern und den Ordner, sobald er leer ist, und schaltet die Synchronisation aus. Nach dem Ende des letzten Vertrags entfernt TOMORIS die Kontakte auf Weisung des Kunden oder nach einer Ankündigung per E-Mail, frühestens sieben Tage nach deren Versand (AGB § 9 Abs. 2).
• Protokoll der Läufe: 90 Tage.
• Kundenkonto, Einstellungen, Synchronisationsstand, Störungen der Synchronisation: für die Dauer des Vertrags. Nach dem Ende des letzten Vertrags löscht TOMORIS sie mit dem Kundenkonto (Offboarding): 30 Tage nach der bestätigten Entfernung der Kontakte, frühestens sieben Tage nach einer Ankündigung per E-Mail; TOMORIS kann die Löschung einmal um 30 Tage verschieben, und eine neue Bestellung vor dem angekündigten Tag hält die Daten. Mit ihnen gehen die Mitgliedschaften, Einladungen, Benutzerkonten ohne Mitgliedschaft bei einem anderen Kundenkonto, gespeicherten Benachrichtigungen und die Verknüpfung mit den Mandanten; der Kundenstamm wird anonymisiert, und im Änderungsprotokoll werden die Angaben zu den Personen des Kundenkontos anonymisiert (AVV § 10 Abs. 2). Diese Löschung führt eine automatische Löschung aus, die TOMORIS im Dienst einschaltet; solange sie nicht eingeschaltet ist, bleiben die Daten gespeichert. Beendet TOMORIS das Kundenkonto (AGB § 9 Abs. 4), bleiben sie bis dahin gespeichert, und die Mitglieder behalten den Zugang zum Kundenportal. Den Grund einer Pause löschen wir, sobald TOMORIS die Pause aufhebt.
• Bestellungen, Verträge, Lizenzen und die Angaben zu Mitteilungen neuer Fassungen von AGB und AVV (Abschnitt 6): werden nicht nach einer Frist gelöscht; sie dienen dem Nachweis der Verträge und bleiben mindestens für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Änderungsprotokoll: Nachweise sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres des Eintrags, bei Einträgen zu einem Kundenkonto frühestens ab dem Ende des Jahres, in dem dessen letzter Vertrag endete; Nachweise sind die Einträge zu Bestellungen, Verträgen, Sperren, Lizenzen, Zustimmungen, zur Annahme und zur Mitteilung von AGB und AVV, zu Preisen und Rabattgruppen, zu Kundendaten und Rechnungsdaten, zu verknüpften Mandanten, zu den Einstellungen der Synchronisation, zu Pause und Beendigung durch TOMORIS, zur Entfernung der Kontakte sowie zu den Einstellungen und Funktionen des Dienstes. Anmeldungen und Zugriffe, auch abgelehnte Anmeldungen und Einladungslinks und die Ansicht des Kundenportals durch TOMORIS: zwölf Monate. Übrige Einträge, etwa zu Mitgliedern, Einladungen, Katalogtexten und angeforderten Läufen: 24 Monate.
• Benachrichtigungen per E-Mail: 90 Tage nach dem Versand; eine Nachricht, die nicht versendet werden konnte, 90 Tage nach dem letzten Zustellversuch oder, ohne einen solchen, nach ihrer Anlage. Nachrichten zu Ablauf und Sperre eines Vertrags bleiben, solange dieser Vertrag nicht beendet ist und keine neue Laufzeit begonnen hat. Die Nachrichten mit Mitteilungen neuer Fassungen von AGB und AVV sind Nachweise: sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres ihres Versands oder letzten Zustellversuchs, frühestens ab dem Ende des Jahres, in dem der letzte Vertrag des Kunden endete. Eine Nachricht, die noch auf ihren Versand wartet, wird nicht gelöscht.
• Prüfwert eines kostenlosen Tests (Abschnitt 6): ohne Frist, auch nach der Löschung des Kundenkontos, damit derselbe Mandant nicht erneut testet.
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 7 Jahre gemäß § 132 Bundesabgabenordnung und § 212 UGB.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an [email protected]. Betrifft Ihr Anliegen die Synchronisation Ihrer Kontaktdaten als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Kunden, leiten wir es an das Kundenunternehmen weiter.

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, in Österreich bei der Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.